令和６年１月４日から、軽自動車について、電子化された自動車検査証（電子車検証）の交付が始まりました。詳細は、軽自動車検査協会Webサイト※「自動車検査証の電子化」をご確認下さい。※軽自動車検査協会のWebサイトへリンクします。

トラック・バスなど商用車は電子車検証交付率が高い！？

電子車検証の有効期間を書き換える作業、いわゆる「記録事務代行」。普通車での電子車検証の交付が、一足先に昨年1月より開始され、車検や名義変更、ナンバー変更などあたらしい車検証が交付されるタイミングで電子車検証の交付が始まりました。 トラック・バスなどの事業で使われる車両などは、営業所間の移動による変更登録や、名義変更などが乗用車に比べると頻度が多く、車検入庫時には既に電子車検証で入庫することから、記録事務代行を行う機会が増えていました。

記録事務代行は検査班からスタート

当初は、車検の更新手続きをインターネットを活用して行うOSS申請（ワンストップサービス）を自動車検査員が行っていることから、慎重を期して記録事務代行も検査員が行うところからスタートしていました。 社内の体制では、私が「社長・役員等」と「記録等事務責任者」を兼ねており、検査班と業務班のスタッフが「事務の作業者」として定めています。 社内の業務用パソコンすべてに、記録事務代行アプリ、ICタグリーダライタ、複合機の設定を済ませ、準備万端となっています。

業務班でも再確認

記録事務代行作業が多くなってきているため、再確認の意味も含めて、検査班・業務班合同で記録事務代行作業の流れを再確認しました。

アプリへのログインはGビズIDアカウント（アプリ認証）で

記録事務代行アプリへはGビズIDアカウントを利用してログインを行っています。法人としてgBizIDプライムを取得しており、事務の作業者はgBizIDメンバーへ登録を行っています。2024年以降、ログイン時のSMSを用いたワンタイムパスワード認証は廃止する予定との事なので、「ＧビズＩＤアプリ」を用いたアプリ認証で全員がログイン出来る体制を整えました。 何かと「業務で個人のスマホをどこまで使用して良いか」という悩ましい問題を解決するため、整備士を含めた全スタッフに、業務用スマホ（iPhone）を昨年配布しています。

AINASのステータス確認で書き換えできるか確認

OSSIFの進捗を知るにはOSS申請共同利用システム、通称AINASのステータスを確認するのが便利です。 各種税金等の納付状況や車検証交付可能かどうかなど、様々な情報を得ることができます。 AIANSで完了ステータスをもって、記録事務代行アプリへ間髪入れずに書き換え通知が入り、書き換え可能ステータスで記録事務代行を進めて行くことができます。

検査標章は登録車と同じ物を共用

フロントガラスに貼り付け義務のある車検有効期限が記載されている検査標章が、記録等事務代行制度では登録車と軽自動車で共用となり、すでに受領済みの検査標章をそのまま使うことができます。

スマートに問題なく書き換え完了

電子車検証の書き換え、検査標章の印刷、自動車検査証記録事項の印刷も問題無く完了させることができました。

記録事務代行は重要業務であると捉えつつ、活用することでメリット多い

記録事務代行が、申請を行った運輸支局、また軽自動車検査協会より委託を受ける公文書の書き換えを行うという重要な業務である事を戒めた上で、OSS申請から一連の流れで運用することができると、従来の運輸支局等へ出頭して新しい車検証へ更新していた作業にかかる時間が大幅に短縮されます。 弊社の場合は最寄りの自動車検査登録事務所等まで、往復で２時間程度の時間を要していたので、かなりの時間が削減できることになり、空いた時間を実務に当てることができました。 そもそもOSS申請を行うことで、車検完成検査の証明である適合証の訂正（保適の訂正可能※車体番号等除く）、自賠責充足のチェック（機械的なチェック）、高額な重量税等の電子納付（重量税印紙購入と納付書へ貼り付けの手間）が可能になり、各所でパソコンを用いていることの機械的なチェックが入ることで、限りなくミスを減らすことができると感じています。